Cómo compartir carpetas en Dropbox

Muchas personas me preguntan cómo crear carpetas compartidas en Dropbox: es decir, crear carpetas cuyo contenido sea administrado de manera colaborativa junto con otros compañeros. Es algo extremadamente sencillo pero por tradición aquí se los dejo, siguiendo la misma línea que la Guía para utilizar Syncplicity (back in the day).

Para quien todavía no sepa qué es Dropbox, se trata de un programa que te permite sincronizar una carpeta dentro de tu computadora a través de distintas computadoras, guardando en Internet siempre la versión más reciente y con la facilidad de acceder a tus documentos desde cualquier computadora conectada a la red. Hay otros servicios similares a Dropbox pero en esta ocasión me concentraré en la pequeña caja azul.

Antes de continuar es importante señalar que una de las características principales de Dropbox es que ha sido diseñado con la filosofía de ser un programa sumamente sencillo: Tienes una caja y echas ahí todo lo que quieras sincronizar (no importa dónde, todo se sincroniza) y quitas de ahí lo que no quieras que se sincronice. Esta sencillez puede ser una ventaja o desventaja, dependiendo de tus necesidades, pero no por ello quiere decir que el programa sea menos poderoso. Sacrifican un poco de flexibilidad a cambio de su simplicidad de uso y en su sitio describen muy bien sus funcionalidades, por lo que en esta ocasión me concentraré principalmente en las carpetas compartidas:

Cómo compartir una carpeta

1. Al tener una carpeta en Dropbox podemos dar click derecho con el mouse desde el explorador de Windows, Mac o Linux y seleccionar "Sharing Options" o visitar el sitio web y seleccionar "Share this folder"

2. Veremos entonces que se abre una ventana donde podemos introducir los correos electrónicos de las personas con las que queramos compartir la carpeta.

3. Listo ! Una vez que haya varias personas compartiendo la misma carpeta, podemos ir a la pestaña de "Sharing" en la página de Dropbox y veremos las distintas acciones administrativas que podemos realizar con nuestra carpeta compartida.

Al ser dueños de una carpeta que está compartida con los demás, tenemos las siguientes opciones:

• View contents: Ver lo archivos que contiene la carpeta.
• Invite more people: Invitar más gente a que se una a la carpeta (como acabamos de hacer).
• Leave this folder: Te permite dejar de sincronizar esta carpeta en tu Dropbox (para más información continúa leyendo)
• Unshare this folder: Te permite dejar de compartir esta carpeta (para más información continúa leyendo)

Cómo aceptar una carpeta compartida

1. Cuando nos comparten una carpeta, por lo general nos llega por email este mensaje:

2. Al dar click sobre la liga, nos muestran un poco más de información sobre la carpeta y nos dan la opción de aceptarla o rechazarla:

3. Si decidimos aceptarla... listo ! Nos aparecerá en nuestro Dropbox y en unos segundos comenzará a descargarse en nuestra computadora

Cómo salirte temporalmente de una carpeta compartida

A veces es posible que por alguna razón queramos dejar de sincronizar una carpeta compartida, esto lo realizamos seleccionando la opción "Leave this folder", circulada en azul en la siguiente imagen:

Cuando abandonamos una carpeta podemos elegir entre conservar los archivos o no, dependiendo de tus necesidades. Si elegimos no conservar una copia entonces los archivos se borrarán de nuestra computadora sin dejar rastro. De lo contrario, conservaremos nuestra carpeta, pero los cambios que realicemos en ella no se transmitirán a quienes estaba compartida originalmente. Si seleccionamos esta opción, en cualquier momento podemos volver a la carpeta colaborativa si nos vamos a la parte de "Old Shares", seleccionamos la carpeta y oprimimos "Rejoin Shared Folder":

Es importante mencionar que si estás volviendo a unirte a una carpeta compartida cuyo contenido habías abandonado y decidido conservar en alguna sincronización previa, Dropbox no reconocerá la carpeta ya existente y al momento en que vuelvas a aceptar la carpeta, te creará una segunda carpeta con un feo (1) a un lado y descargará todo nuevamente, por lo que si te interesa obtener la versión más nueva de tu carpeta es recomendable borrar lo que tenías antes para evitar que esto suceda:

A veces es útil abandonar carpetas compartidas en caso de que ya no tengamos espacio en nuestro Dropbox: Podemos abandonarlas, respaldar nuestros archivos en otra parte de la computadora y ser felices con un poco espacio liberado.

Cómo dejar de compartir una carpeta (si eres el dueño de la carpeta)

Si eres el dueño de una carpeta y ya no quieres que tus colegas sigan sincronizando información, selecciona la opción "Unshare folder" (círculo rojo).

En esta ocasión no te preguntará si tú deseas conservar tus archivos sino más bien si deseas que los demás conserven su juego de documentos. Escoge sabiamente tu decisión y decide si quieres que los demás pierdan su información, pues Dropbox borrará de sus computadoras todos estos documentos (siempre puedes volver a compartirles dicha carpeta).

Una vez que hayas pasado esta etapa, tu carpeta será nuevamente una carpeta común y corriente que podrás modificar a tu gusto sin que afecte a los demás. Es importante saber que si seleccionas la opción de "Unshare this folder", no podrás reconstruir la colaboración que tenías con tus colegas previos y si quieres volver a crear la carpeta tendrás que esperar desde cero (ya vimos que no es muy difícil).





Espero que esta breve guía les haya aclarado algunas dudas y les haya sido de utilidad. A continuación les dejo varias ligas con muy buenos tips si quieren sacarle más provecho a Dropbox (en inglés):

• 15 Dropbox Hacks
• 15 Hacks every Dropbox user should now
• Tips and Tricks with Dropbox [Dropbox Wiki]

Y recuerden que si todavía no se han animado a salvaguardar su información, pueden sacar su cuenta de Dropbox en esta liga (No sin antes comparar Dropbox con las demás opciones de sincronización)