guía de respaldo informático / backup your data !

Nunca sabemos pueden salir mal cuándo las cosas.

Por "cosas" me refiero a tu información digital, y por "mal", quiero decir que se arruine tu disco duro, te roben a lap, se corrompa tu sistema de archivos o simplemente hagas una tontería y pierdas varios archivos importantes.

Siempre que sucede una tragedia similar, usualmente existe una y sólo una pregunta odiada que los "amigos" suelen hacer y que dependiendo de qué tan previsores seamos, podemos amar u odiar:

"... y lo tenías respaldado??? "

Como mi papá es un aficionado a la organización (por decirlo en un tono familiar), algo de eso se me ha transmitido y en parte por eso el hecho de trabajar en una sola terminal sin ninguna especie de copia de seguridad de mis archivos se me hace una idea aberrante y un tabú peor que.. bueno, mejor continuemos con el tono familiar.

Antes de hacer este post decidí realizar una pequeña encuesta entre algunos de mis contactos más allegados a sus computadores (es decir, de gente de la que podrías esperar que realizaran alguna forma de respaldo). Me interesaba saber si respaldaban sus archivos y, de ser así, cómo lo hacían. Las respuestas fueron muy variadas (se valía repetir), de 10 personas:

• 5 simplemente "arrastraban" sus archivos a un disco duro externo o memoria USB (llevar archivos a la escuela en memorias no cuenta como respaldo)
  
• 3 hacían respaldos cada cierto tiempo en DVD's (quemar las movies tampoco cuenta)
  
• 2 usaban la Time Machine de Apple
  
• 2 tenían una partición exclusiva de respaldo (no sé de cuánto uso les sería si les roban la compu, pero bueno)
  
• 1 usaba scp (freak)
• 1 de plano no lo hacía (para mí que los otros mintieron)
  

Así como las diferencias entre sistemas operativos, mi punto de vista es similar en cuanto a los respaldos: a cada quien lo que le sirva.... más o menos, en realidad no. La verdad es que tras años de seguir el hábito de respaldar de alguna manera u otra, actualmente he llegado a una serie de metodologías que al menos a mí me funcionan debido a la naturaleza de los archivos/sistemas-operativos que manejo (también que soy estudiante) y me ayudan a mantener mi información asegurada de forma que en ningún momento me vea despojado de mis bienes virtuales.. suficiente he tenido con la típica historia de terror de la niña que se fue de intercambio un año, de regreso le robaron/rompieron/borraron su lap y perdió todas sus fotos (bueno, podrías argumentar que los recuerdos son más hermosos de esa forma... right).

Así que propongo dos soluciones. La primera es para los usuarios comunes y corrientes que quieren una solución fácil y rápida y que no quieran pensar mucho al respecto y la segunda es para quienes quieran conocer alternativas y tal vez quieran adoptar, compartir o mejorar mi metodología.


The easy way

UPDATE: Visita la nueva comparativa entre Syncplicity y Dropbox aquí.

En lo que llega la famosa "convergencia de servicios y bienes digitales", diversas empresas desarrolladoras de software y servicios web han encontrado un nicho en la sincronización y respaldo automatizado de archivos. De entre ellas, las más rescatables son Syncplicity y Dropbox. Ambas tienen defectos y virtudes, pero básicamente hacen lo mismo: corren automática y silenciosamente, vigilando tus archivos y subiendo los cambios que realices a un servidor de manera completamente transparente para el usuario. De esta forma siempre (que estés conectado) tendrás una copia de tus archivos en sus servidores. Ambos servicios extienden el respaldo y la disponibilidad de tus archivos (porque de por si puedes acceder tus archivos desde su página web) al permitir agregar diferentes computadoras y sincronizar entre ellas el contenido de los directorios que agregues a este servicio, independientemente de si están conectadas las computadoras al mismo tiempo o no. Esto es bastante útil particularmente para aquellos quienes trabajan en distintas máquinas. De esta forma este servicio, junto con Foxmarks, ofrecen una solución semi completa a sus necesidades de sincronización. Otro típico caso de uso ocurre cuando estás en la escuela/trabajo/viaje y olvidaste llevar contigo alguna copia de un archivo importante... pues no temas más y solamente debes entrar a una computadora con Internet para entrar a la págna web del servicio que hayas elegido y tendrás acceso a tus archivos a través de un práctico navegador en línea (independientemente de si tu computadora está prendida o no).

Básicamente mi recomendación para elegir entre estos dos servicios es: si usas Mac o Linux, escoge Dropbox. Si usas Windows, usa Syncplicity. Esto porque Syncplicity, desde mi punto de vista, ofrece mejores herramientas que Dropbox, pero actualmente solo tienen cliente para Windows así que realmente no se tiene opción.

La diferencia principal entre estos dos servicios (además de los sistemas en que corren) y que me hace preferir Syncplicity, es que Dropbox te obliga a crear un nuevo directorio y es ahí donde colocarás los archivos a sincronizar. Obviamente nadie quiere cambiar la estructura de su /home o /My Documents y Dropbox te obliga a hacerlo (de cierta forma). Otro punto fuerte es que con Syncplicity no solamente eliges los folders que quieras compartir (sin tener que crear nuevos directorios exclusivamente con ese fin), sino que te permite compartirlos con otros usuarios del servicio y añadirles como colaboradores o lectores, de manera que entre varias personas pueden compartir el mismo folder y hacerle cambios al contenido sin tener que andarse pasando versiones de archivos o batallar con SVN (ambos servicios tienen soporte de versiones, pero el objetivo no es hacerla de software de control de versiones de proyectos de programación).


Si te tocó elegir Dropbox y no quieres atenerte a su forma de hacer las cosas, puedes agregar el folder que te ponen ellos en algún directorio escondido y dentro de él crear symlinks (Mac y Linux) a los folders que quieras sincronizar. Dropbox los seguirá. Si no seguiste mi consejo e instalaste Dropbox en Windows en vez de Syncplicity, puedes utilizar junctions (sólo en Vista) para obtener el mismo resultado.

Ambos servicios admiten sus puntos débiles y tanto Syncplicity promete soportar los demás sistemas operativos pronto así como mejorar su interfaz web tanto como Dropbox promete mejorar su granularidad y su forma de compartir los folders. Eso sí, si te vas a ir por Syncplicity, avísame para enviarte una invitación y que de esa forma a mí me den 1 GB extra y a ti 2 GB.



My take on the problem

Esta es la forma en la que yo hago mis respaldos. Antes de continuar quisiera exhortar a los amables lectores a compartir la forma en la que creen que estas costumbres están bien, mal, o pueden ser mejoradas en la sección de comentarios. Seguro nos beneficiamos todos.

Primeramente, toca organizar y definir qué documentos habrá qué respaldar y cómo. Si tuviéramos espacio ilimitado en algún servicio en línea, en dvd's y en memoria física externa esto no sería en problema, pero no todos (al menos yo, no) tenemos recursos ilimitados y por lo tanto hay que priorizar los documentos en base a la importancia que tienen y la frecuencia con que son actualizados. En mi caso estos dos atributos van prácticamente de la mano así que mi categorización es la siguiente:

• Documentos Importantes: Trabajos de la escuela, documentación de proyectos en curso, seguimientos de gastos personales, configuraciones específicas de aplicaciones, respaldos de PDA. Tamaño aproximado: menos de 700 MB (para que quepa en un CD en caso de ser necesario).
  
• Documentos Importantes + Extras: Archivos de configuración de linux, directorio con proyectos de programación, instalación de Eclipse en Windows, contenido de mi instalación de apache, etc. Perder estos documentos supone pérdida sustancial de trabajo y tiempo. Tamaño aproximado: menos de 4.4 GB (para que quepa en un DVD).
  
• Documentos Generales: Otros documentos como fotos recientes, ringtones, archivos recientemente descargados, etc. El tipo de archivos que atesoras valerosamente, pero que son relativamente fácil de regenerar o de recuperar.
  
• Fotos: Mi directorio con hijos en formato "AÑO-MES-DIA DESCRIPCIÓN" de todas las sesiones fotográficas (no piensen mal).
  
• Música: Álbums por un lado, canciones sueltas por otro lado (da lo mismo a final de cuentas, si están bien taggeadas se ordenarán automáticamente en el reproductor).
  

Cabe señalar que esta categorización no es forzosamente la estructura con la que organizo mis directorios (es decir, en "Mis Documentos" no tengo "Documentos Importantes", "Documentos Generales", etc).. pero sí trato de tener bien identificados qué directorios contienen qué tipo de archivos.

Es importante hacer otra distinción en cuanto a la naturaleza de los archivos a respaldar. Por un lado están los archivos que uno va acumulando y que nos son importantes (fotos, música, trabajos de la escuela, proyectos). Todos estos documentos acabarán tarde o temprano en un medio óptico (donde los podemos considerar "a salvo", debido a las restricciones tecnológicas del momento), y el truco aquí está en que debemos mantener respaldada la información durante el lapso que tarda en ser pasada a un DVD, dado que obviamente no vamos a quemar uno o varios DVD's cada día con los cambios del diario (relativamente cambia muy poca información diariamente). El otro tipo de archivos son todos los que no son tan importantes, o son de configuración... en mi caso son videos de canciones, instaladores, comics, etc... contenido de ocio que no tiene mucho caso salvaguardar (si los instaladores son muy importantes para ti, puedes darles el mismo trato que se les da a las fotos o a la música según mi sugerencia).

Una vez aclarado esto, es más fácil comprender el siguiente diagrama:

Primero lo fácil: Los "documentos importantes + generales" se ponen a sincronizar con Syncplicity/Dropbox en un "2 por 3" (o sea muy rápido y fácil, pues). Mi lista específica de directorios sincronizados son mis documentos importantes, mis descargas recientes (ahí pongo todos los archivos temporales con los que esté trabajando) y mis fotos más recientes (más adelante explico cómo respaldo fotos y música). De esta forma se hacen respaldos automáticos e instantáneos de los archivos más importantes y que modifico más seguido.

El respaldo que le sigue en términos de frecuencia lo hago en almacenamientos externos. Sonará muy geek/lame pero para mí es muy divertido hacer estos respaldos ya que los realizo auxiliándome de la herramienta rsync (en Linux). El trabajo de rsync es tomar un directorio origen y un destino y hacer que el destino sea idéntico al origen siguiendo las reglas que le especifiques (excepciones, inclusiones, etc). Funciona en un solo sentido por lo que es ideal para respaldos y es bastante rápida ya que copia sólo los archivos nuevos o que hayan cambiado, pero si lo que quieres es sincronizar dos directorios, puedes utilizar unison. Puedes tomar ubicaciones locales o remotas y digo que es divertido porque te va mostrando los archivos que modificaste desde tu último respaldo (sí.. sí sonó geek/lame).

Esta herramienta la corro múltiples veces a través de un script que dependiendo de los argumentos hace una copia de mis documentos importantes en mi memoria USB de 1 GB, o de la totalidad de mi disco interno en uno externo. El script también trabaja con archivos importantes que no estén en mis trayectorias personales como la base de datos de mi PDA o los MyPlaces.kmz de Google Earth (ambos en Windows) y los copia y comprime en un subdirectorio personal para posteriormente realizar el "mirroring". La memoria USB la actualizo cada semana o con mayor frecuencia si es posible, mientras que la copia general del disco duro la realizo cada dos semanas o si me dio flojera hasta cada mes.


Ahora bien, la última parte es la que más tiempo ocupa y mejor refleja el aspecto tradicional del "ritual del respaldo" (se me hace que es la hora y por eso ya estoy desvariando). Me refiero a la "tradicional quema de los discos compactos"... (sí, ya estoy desvariando).

Como dije anteriormente, todo documento que no quiero perder será tarde o temprano quemado en un cd. Todo es asunto de cómo y cuándo. Como pueden ver en el diagrama de hace rato, hago tres tipos de respaldo en cd/dvd's:


1) Documentos Importantes + Extras: Cada semestre copio los documentos descritos anteriormente a un DVD antes de copiar todo el contenido "time-sensitive" o que caduca (como mis documentos del semestre de la escuela o mi relación de gastos) a un directorio en otro lugar y que subsecuentemente solamente será respaldado al disco duro externo (ya una vez que se tiene el respaldo en medio óptico). Una vez realizado esto renuevo mi relación de gastos, vacío los documentos de la escuela que no vaya a usar y me preparo para un nuevo semestre :D

2) Fotos: Para entender la forma en la que respaldo mis fotos recientes hay que mencionar también la forma en la que organizo todas mi fotos. Tengo dos directorios: uno con las fotos recientes ("Fotos X", donde X es el número que le toca al nuevo DVD) y que también es sincronizado en línea para no perder fotos en ningún momento (son muy importantes para mí), y otro folder con todas las fotos que ya he respaldado en un DVD (lo pueden llamar "Eventos", "Fotos", "Pokemones", "Birria calientita" o como uds quieran... yo prefiero "Eventos" porque "Fotos" es demasiado genérico). Cada que el directorio de fotos recientes (actualmente en mi caso es "Fotos 19 y tiene todas las fotos del 2008 dando un total de 3.7 GB) se llena o cada que acaba el año o termina una etapa trascendente (como un intercambio o un viaje o whatever), lo que sea que ocurra primero, quemo el DVD, lo guardo junto con sus otros X-1 (18) hermanitos, y en la computadora muevo su contenido a "Eventos" y hago un nuevo directorio X+1 (20). Respiro profundo y me regocijo de tener un nuevo directorio que llenar con fotos y recuerdos.
De la misma forma, si quieren respaldar instaladores que no ocupan un DVD entero, esta es una buena forma de ir haciendo DVD's seriados con sus instaladores más preciados (en caso de que la copia legal que tienen "guardada" no les de suficiente seguridad mental). NOTA: Para mayor seguridad, hago dos copias de cada DVD de fotos. Ver el penúltimo párrafo de este post para mayor información.

3) Música: La parte de la música fue la que más tardé en idear cuando establecí esta metodología hace ya unos 5 años.. y es que por la forma en la que organizo mi música y por los programas que utilizo para escucharla no es tan sencillo hacerle igual que con las fotos ya que tanto Rhythmbox en Linux como iTunes en Windows utilizan la ubicación de la canción en tu computadora para identificarla y si la cambias de lugar (al, teóricamente, llenar un DVD con música nueva y pasar toda tu música reciente al "montón") esta canción se pierde y posteriormente se agrega de nuevo (suponiendo que la agregues a tu librería desde su nueva ubicación una vez que hayas quemado el DVD).
El problema no es tan sencillo como simplemente borrar la canción que te marcará como "Missing Track" ya que al hacerlo pierdes el rating y los playlists en los que la misma aparece y estos no se recuperan. Para alguien como yo quien pasó todas sus mix-tapes de cuando era un puberto, digamos que no es algo muy agradable. Lo que decidí hacer entonces fue crear en iTunes una Smart Playlist con toda la música añadida a la librería a partir de cierta fecha. Siguiendo los mismos criterios que con las fotos: cada que se llena un DVD o pasa un año/semestre/etapa-emocional/era-cósmica/etc, quemo un DVD y cambio la fecha a una más reciente y vuelta a empezar.
A pesar de ir en el DVD 14, esta solución no me convence del todo debido a varias razones que enumero a continuación.. así que si alguien tiene una sugerencia para evitar estos inconvenientes, por favor hágala llegar:

1. Depende de la integridad de un programa propietario. Una de las lecciones más grandes sobre productividad e interoperabilidad que aprendí en términos de computación fue cuando pasé horas y horas ordenando mis cientos de fotos (en ese entonces creo que sí eran cientos), solamente para perder poco tiempo después ese programa (no recuerdo por qué) y ver que todo mi trabajo se había visto perdido y que era la base de datos del programa la que guardaba la información y no algún tag contenido dentro de la foto misma (cosa que no pasa con la música y los tags de los mp3). Sí, yo era un puberto iluso e ingenuo.
   
2. En este caso en particular, reañadir música que por error eliminaste de tu librería o simplemente que ya habías respaldado anteriormente, hará que aparezca nuevamente en tu lista automática de música reciente y ahí vas a respaldarla de nuevo.
3. Los reproductores que uso en Linux no permiten una lista automática para música agregada a partir de cierta fecha sino más bien "en los últimos N días", por lo que nos vemos obligados a utilizar exclusivamente iTunes. Estoy por evaluar si cambio Rhythmbox por Songbird y veremos si ahí sí se puede tener esta opción.
   
4. Al momento de quemar las canciones al medio óptico la única forma (que conozco) de hacerlo es arrastrar las canciones a un directorio temporal (iTunes las copia) y de ahí quemarlas. El problema es que todas las canciones se ponen al mismo nivel sin respetar los directorios en los que tal vez las tuvieras. Afortunadamente, acabo de descubrir una herramienta en Linux llamada Easy Tag Tool (tagtool), la cual te permite renombrar a montones canciones en distintos sentidos: de las tags al nombre de los archivos, del nombre de los archivos a las tags y lo mejor de todo: de los tags a estructuras de directorios que tú específices. Es bastante fácil e intuitivo de usar, así que el único requerimento aquí es que tengas en orden los tags de tu librería en caso de que ocurra un siniestro (que de todas formas los DVD's serían la segunda opción de restauración después de la copia en el disco duro externo, el cual es una copia exacta de tus archivos respaldados).

Así, pues, dicho con otro diagramita chafo:

documentos cada semestre
fotos/música cada dvd/año/x

Aquellos que me sigan hasta aquí es porque 1) o de verdad les interesa conocer una humilde forma de respaldar sus archivos, 2) no tienen nada mejor que hacer, 3) tienen una extraña fascinación por mi manera de escribir o 4) están esperando que hable del caso Santoy (a aquellos a quienes aplique el #4: pueden dejar de leer porque eso es todo lo que diré el día de hoy). Si han leído con atención, se darán cuenta de que parte de lo que caracteriza esta "guía" es que hasta los doumentos más básico está respaldado al menos una vez, y en general todos los demás hasta 3 veces (4 si se sincronizan con otra computadora a través de Syncplicity o Dropbox).

Antes de terminar, es necesario recordarles a aquellos quienes tengan copias de sus archivos importantes, que no las guarden físicamente cerca de su computadora. En caso de un robo/inciendo/tsunami/abducción-por-aliens/gotera, se darán de topes si les roban/queman/mojan/abducen/gotean su computadora... y todos sus respaldos. En mi caso tengo la computadora en un lado de la casa, el disco duro en otro extremo (no lo uso muy seguido), y cada semestre que visito mi hometown me llevo los DVD's de "la quema" anterior, además de la copia extra que hice de las fotos, de forma que sería muy pero muy mala suerte que en verdad me quede sin mi información.

Toco madera.

(seguidores de la ley de Murphy, aléjense de este blog!)

Finalmente, cabe aclarar que si hago no pocas referencias a herramientas disponibles fácilmente en Linux, no es porque sea un aguerrido ubuntero de corazón (cosa que no soy y el sólo suponerlo me da asco), sino porque luego de una ligera investigación las alternativas que encontré en Windows eran en su mayoría o de peor calidad o de paga. Y soy codo. Muy codo.

Así pues, espero que esta guía haya sido lo suficientemente clara como para que quienes se hayan aventurado a leerla saquen algo bueno de ella, y que de esta manera nunca más vuelvan a temer sobre la disponibilidad de sus documentos.

Enhorabuena y a respaldar se ha dicho ! :D

(lo siento, definitivamente es la hora, fugo a dormir).

ps. próximamente: cómo son 320 GB = 288 GB y otras cosas interesantes. o no tanto.